Sistem Informasi Arsip Surat Digital (SI-ASD): Efisien, Aman, dan Mudah Ditemukan

Di setiap instansi, baik pemerintah maupun swasta, pengelolaan surat masuk dan surat keluar adalah aktivitas vital. Namun, proses yang masih manual seringkali menimbulkan berbagai masalah: tumpukan arsip fisik yang memakan tempat, risiko kerusakan atau kehilangan dokumen, serta kesulitan dalam mencari kembali surat saat dibutuhkan mendesak.

Sistem Informasi Arsip Surat Digital (SI-ASD) hadir sebagai solusi komprehensif untuk menjawab tantangan tersebut. Kami mengubah proses kearsipan konvensional menjadi sistem digital yang terpusat, aman, dan sangat efisien.

Dengan SI-ASD, setiap surat—baik yang diterima maupun yang dikirim—akan tercatat dan tersimpan secara digital, lengkap dengan histori dan statusnya.

Fitur Unggulan SI-ASD

1. Digitalisasi & Pencatatan Surat Unggah pindaian (scan) surat masuk atau draf surat keluar ke dalam sistem. SI-ASD akan mencatat nomor surat, tanggal, perihal, asal, dan tujuan secara terstruktur.

2. Disposisi Elektronik (E-Disposisi) Pimpinan dapat memberikan instruksi atau disposisi surat kepada staf terkait langsung melalui sistem. Alur disposisi menjadi lebih cepat, terpantau, dan tidak ada lagi lembar disposisi yang terselip.

3. Pencarian Cepat & Akurat Lupakan cara lama mencari surat di tumpukan map. Dengan SI-ASD, temukan surat yang Anda butuhkan dalam hitungan detik hanya dengan mengetik kata kunci, nomor surat, atau tanggal.

4. Pelacakan Histori & Status Pantau perjalanan setiap surat. Lihat siapa yang sedang memegang surat, apa status disposisinya, dan riwayat lengkap dari surat tersebut diterima hingga diarsipkan.

5. Keamanan Data Terjamin Arsip digital Anda disimpan dengan aman dan dilengkapi dengan sistem hak akses. Hanya pengguna yang berwenang yang dapat melihat atau mengelola surat tertentu, menjaga kerahasiaan informasi.

Manfaat Implementasi SI-ASD

• Efisiensi Waktu: Proses pencarian dan distribusi surat menjadi jauh lebih cepat.

• Hemat Ruang: Mengurangi kebutuhan akan lemari arsip dan ruang penyimpanan fisik.

• Peningkatan Akuntabilitas: Setiap proses tercatat secara digital, meningkatkan transparansi dan tanggung jawab.

• Aksesibilitas: Akses arsip kapan saja dan di mana saja bagi pengguna yang memiliki wewenang.